私は、不定期にタスクの洗い出しをしてスケジュールに割り振る作業をしています。
感覚的には2-3ヶ月に1回といったところでしょうか。
この作業をする時はだいたい、仕事が進展して状況に変化が出たり、新しい問題が判明して頭の中がごちゃごちゃし始めたときです。
まずは、一旦タスクを1枚の紙の上に集める
スケジュール帳に書き込んであるタスクを全部消して、それをA4用紙の裏紙に書き写します。
さらにそこへ、頭の中に仮置きしたままのタスクを書き殴るわけです。
記憶が怪しいところは、会議の議事録や自分のメモに目を通して確認します。
仕事だけではなく、プライベートのタスクも書き出します。
そうすると、さっきまで散らかっていた部屋が、モノが何もない空っぽの部屋になって、爽快な気分になります。
また、書いていたタスクを消したスカスカのスケジュール帳を見ると、心が浄化されたような気になります。これだけでもやる価値があります。
タスクの優先度をつける
次のプロセスは、A4用紙の裏紙に書き出したタスクに優先度をつけます。
優先度がつけやすくなるように、仕事の案件毎に括ったり、タスクの分割や合体をしてみたりして、タスクを裏紙の上で色々といじくり回します。
やらなくていいタスクは横線を入れて消し、優先度が低いが消すレベルではないタスクは、ポストイットに移します。
タスクが多いときは、パソコン上でメモ帳を使っていじります。
優先度の高いタスクから順にスケジュール帳へ再記入する
最後に、優先度に沿ってタスクをスケジュール帳に記入していきます。
人間の心理上、どうしても直近の1週間にタスクを詰め込もうとしがちですが、そこは堪えてかなり余裕を見てタスク分配させます。
ここは精神的にも、スケジュールの実運用上も極めて重要です。私の場合、タスクを埋めると、だいたい3-4週間分の予定が埋まります。
優先度の低いタスクを書いたポストイットは、スケジュール帳の最終ページにでも貼っておきます。
普段意識しないように、目に入らぬところに貼ることがポイントです。
たっぷり時間をかけるべき
以上がタスク再配分の作業フローです。
この作業は時間をかけてやるべきです。
仕事の成果に直接寄与する作業ではないため、1-2時間の短時間で終わらせようとしてしまいがちですが、ここはぐっと堪えて丸一日を充てるようにします。
なぜなら、それくらい時間がかかる作業だからです。
実体験として、この作業を通じて自然と思考が進み、仕事のストーリーが再構築され、そこにマッチする新しいアイデアが生まれてきます。
タスク再配分で始めたつもりが、考察が促進されて全体像がうまく整理されていくという好循環に入ります。
全体像が見えてくるとやる気も補充され、背中を押してくれるようになります。
この好循環を期待して丸一日、時間を取りましょうということです。
私はこのことを心得るのにだいぶ時間がかかりました。一旦スケジュールを空っぽにしてヒマヒマにならないといけません。
なお、私が使用しているスケジュール帳はコクヨのPat-mi（パットミー）というものです。
1年分で5,000円とかなりお高いですが、それでも十分にpayするすぐれものです。
このスケジュール帳を使ったタスク再配分の具体的な作業フローについては、別の記事で紹介したいと思います。
