30代の生き方、働き方

普段の時間配分を見つめ直すことのススメ

普段、どのような時間配分で仕事をしているのでしょうか。

記録を取っているわけではないため推測になりますが、PDCAで分けるとこんな感じだと思います。

PDCAごとの時間配分

PDC(A)を回すサイクルを1ヶ月(20日)、テーマを2つ持っているとしてとして、20日÷2=10日単位で考えてみます。

Plan①    仮説を立てる    5%(0.5日)

Plan②    具体的な検証方法を決め、実験/試作の準備と段取りをする    40%(4日)

Do①        Doに立ち会う、進捗を確認する    20%(2日)

Do②        データを入力する、グラフ化する        30%(3日)

Check        検証結果を考察する    5%(0.5日)

Act        進化、底上げのための勉強、情報収集、やり方の変革    5%(0.5日)

時間配分の検証

「Plan②」の割合が最も多いです。

仕事柄、依頼書を書いたり、外注に依頼したり、モノを買ったり送ったり、工程を調整したりといった作業が、会社で行う業務の中心になっているからです。

いずれも他の人が絡むところであり、コミュニケーションが必要ですので、それなりの時間が要ります。

仕事配分の40%を占めていてもまあおかしくないのかなと思います。

「Do①」は外注評価に立ち会ったり、現場に行って進捗を確認したりといった作業です。

ここはなるべく短くしようと努めています。重要なDo、新規のDo以外のルーチンワークは完全に任せてしまいます。

「Do②」は月例報告会の前だったり、関係者にメールで連絡する時にまとめて実施することが多いです。ここは正直億劫に感じているところでもあります。

報告のためにグラフをアレンジすることもあり、手間だと感じています。

「Check」と「Plan①」はセットでやっています。基本的には、週報や月例報告資料を書く時にやっています。

勤務時間外でも頭の中で考えたり、考察を支持する文献や記述をスマホで調べたりしていますので、実際はもっと時間をかけているはずですが、勤務時間の枠内で表現すると5%+5%=10%程度です。

最後に、全体を底上げしたり進化させるための活動「Act」は5%程度だと思います。

展示会やセミナーに参加したり、ネットで調べ物をすることがメインです。

見直すべきところ

この中でボトルネックになっているのは「Do②」のところだと思います。

そもそも、単純作業すぎて面白くないです。

また、入力するデータは一括ではなく随時出てきますので、都度入力するよりは、報告会の前にまとめて入力しようという発想になります。

これはこれでいいのですが、報告資料を作る段階で入力作業やグラフ作成作業をやると、考察(CheckとPlan①)の時間が十分取れず、いつも精神的にアップアップしてしまうのです。

この考察がおろそかになると、PDCAサイクル全体が質の悪いものになってしまいます。

生産性を上げるための障壁とも言えます

何とかして「Do②」をラクにできないか。

エクセルVABが使えそうだ

打開策の一つがエクセルのVBAによる自動化です。

生データファイルを一つのフォルダに集めてマクロを実行すると、データ一覧表に数字が自動で埋まり、その数字をグラフ化したものも出力される。

そんなことが可能になれば、すごくラクになります。プログラミングのスキルも身について一石二鳥です。

というわけで、最近はVBAの学習に力を注いでおります。

その次に、てこ入れすべきは「Plan②」と「Do①」のところです。

現場の整理整頓をしたり、リアルタイムで在庫を管理したり、リアルタイムで進捗状況を見える化したり、といったことです。

ここは今のところ名案がありませんが、優先度が低く、いつも後回しになってしまうため、定期的に予定を組むような仕掛けが必要だと思っています。